L’Administration de l’Emploi fait le choix de l’intranet communautaire.

Lorsque l’on parle d’un intranet, on pense généralement à un système complexe avec une arborescence lourde permettant de stocker une grande masse de documents en espérant que les utilisateurs les retrouveront… Mais si on s’intéressait d’abord à ce que souhaite l’utilisateur ?

L’ADEM a donc choisi d’engager les choses dans le bon sens, en commençant par une enquête interne révélant entre autre quelques faiblesses dans la communication et la difficulté d’être informé sur l’ADEM, les événements et les formations. Tout ceci entraîne une baisse de la motivation et de l’implication des employés dans la vie de l’Administration. La réponse s’est donc imposée d’elle-même : l’ADEM a besoin d’un intranet… Mais la réflexion ne s’est pas arrêtée ici !

Qui mieux que l’utilisateur sait ce dont il a besoin ?

En effet, rendre l’organisation d’une administration efficace est avant tout un challenge humain, dont l’enjeu croît avec l’essor de cette structure. La démarche suivie a donc été de mettre à contribution les futurs utilisateurs dès le travail de définition et conception du projet.

Un panel d’utilisateurs a donc été impliqué dans le concept du projet lors d’interviews, de questionnaires et de workshops (groupe de travail). A partir de l’analyse de ces retours, il est apparu assez clairement que le besoin ne se situait pas dans une solution classique de Collaborative Tool ou de Knowledge Management Tool, mais plutôt dans un réseau social professionnel dont le cœur du système est l’utilisateur.

Drupal, comme une évidence

Dès lors, pour la réalisation technique du projet, le choix s’est porté sur Drupal et ses fonctionnalités de Social Networking. La recherche de contenus ne se fait pas uniquement par le biais d’une arborescence de menus, mais par une navigation transversale au travers de tags ou catégories, chaque article étant lié à un auteur. Il est ainsi possible d’associer une FAQ ou un document à une formation sans avoir à gérer des liaisons complexes.

De plus, pour chaque contenu, l’utilisateur peut laisser un commentaire et faire part de son expérience lors d’une formation ou à la lecture d’une jurisprudence par exemple.

Les FAQs sont également autoalimentées par les utilisateurs. Ces derniers peuvent poster leurs questions / réponses, mais également choisir parmi les réponses proposées celle qui leur semble la plus pertinente.

Enfin, l’intranet n’oublie pas les activités de l’ADEM avec une section dédiée à l’Association Sportive où chaque utilisateur peut s’inscrire aux événements de l’Administration auxquels peuvent être rattachées des galeries photos.

Un intranet 2.0

Le look & feel et l’ergonomie sont inspirés des plus célèbres réseaux sociaux, ce qui permet une prise en main rapide et aisée pour la plupart des utilisateurs.

Tous ces ingrédients font donc de cet outil un intranet communautaire basé sur une communication multidirectionnelle et mettant l’accent sur le partage et la collaboration entre les utilisateurs. Le principal challenge ne fut pas de mettre en place une solution technique, mais bien une philosophie et une dynamique nouvelles ou l’utilisateur est au cœur du système. C’est donc de lui dont dépend le succès à terme de l’intranet.

Le projet d’intranet communautaire de l’ADEM est retenu parmi les 25 projets plus les innovants au Grand Prix paperJam ICT 2010.